Kautialan vesiosuuskunnan asiakastietokanta
REKISTERISELOSTE
REKISTERINPITÄJÄ
REKISTERIN NIMI
Kautialan vesiosuuskunnan jäsenrekisteri
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Asiakassuhde, jäsenyys osuuskunnassa.
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietoja käytetään laskutukseen, lainanhoitoon, asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan, kehittämiseen, vesiosuuskunnan verkon huoltotoimien mahdollistamiseen ja markkinointiin.
REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT
Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, osoitteet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja muut yhteystiedot
- Rekisteröidyn edustajan perustiedot, jotka on saatu rekisteröidyltä. Käytetään sopimusten ja muiden asiakkuuteen liittyvien asioiden hoitamiseen.
- Yrityksen yhteyshenkilöiden perustiedot
- Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, kuten laskutustapa, laskujen maksutiedot, tarvittaessa pankkiyhteystiedot (esim. palautettavia suorituksia varten) ja verkkolaskutustunnukset
- Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tarjoukset, sopimukset, tuotteet ja palvelut, niiden kytkentä-, ja irtisanomispäivä, käyttöpaikan perustiedot, kiinteistön rekisteritiedot, veden kulutustiedot, vastaanotetun jäteveden määrä, asiakkaan lainaosuuden määrä sekä KVO:n internet-sivujen käyttöön liittyvät tunnistautumis-ja lokitiedot
- Ensisijainen yhteydenottotapa ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
- Asiakaspalvelutilanteisiin liittyvän kirjallisen tai sähköisen viestinnän tallennus
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään sopimusten teon yhteydessä, palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Verkkolaskutustunnukset saadaan asiakkaalta, asiakkaan edustajalta tai verkkolaskutusoperaattoreilta.
TIETOJEN LUOVUTUS
KVO voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita KVO:n alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. KVO voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä tai jotta asiakkaan pyyntö tai tilaus voidaan täyttää. KVO voi luovuttaa henkilötietoja alihankkijalleen vesijohtoverkoston rakentamisen, korjauksen, laskutuksen, kirjanpidon, asiakastutkimuksen, tiedotuksen tai markkinointikampanjan tai siihen liittyvän postituksen toteuttamiseksi tai perintätoimenpiteen hoitamiseksi. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
REKISTERIN SUOJAUS
Rekisterin käyttöoikeus on niillä KVO:n hallituksen jäsenillä ja alihankkijoilla jotka tarvitsevat tietoja palvelun ja KVO:n toiminnan kannalta. Asiakasrekisteritietoja säilytetään käyttöoikeuksilla rajatuissa tiedostoissa pilvipalvelussa tai tietokannoissa. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaisien oikeuksien antamista kyseiseen tietokantaan tai tiedostoon. Paperiversiot tietokannoista sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asiakasrekisteritietoja säilytetään niin kauan kuin asiakas on osuuskunnan jäsen ja asiakassuhde on voimassa esimerkiksi laskutuksen osalta. Tiedot poistetaan rekisteristä heti kun niiden käsittely ei ole enää tarpeellista. Kirjanpitotietoja säilytetään lakisääteinen aika.
TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu ja pyytää tietojen oikaisua. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Kautialan vesiosuuskunta, Molkantie 26, 36200 Kangasala tai sähköpostilla kautialanvesiosuuskunta@gmail.com